Электронный документооборот (ЭДО) в медицинской организации – это ведение, хранение и обмен медицинской документацией в цифровом формате без бумажных носителей. Он затрагивает всё: от амбулаторной карты пациента до обмена данными со страховыми компаниями и государственными системами.
Для медицинского бизнеса ЭДО решает сразу две задачи. С одной стороны, помогает соблюдать требования к работе с электронной медицинской документацией. С другой – сокращает объем ручной работы.
С 1 сентября 2026 года правила работы с электронной медицинской документацией изменились: вместо приказа Минздрава России №947н действует приказ №209н от 25.03.2026. Новый порядок будет применяться до 1 сентября 2032 года. Требования федеральные и действуют для медицинских организаций по всей России. При этом техническая схема обмена с государственными системами может учитывать инфраструктуру конкретного региона.
В статье разберём, какие документы можно перевести в электронный вид, что изменилось с сентября 2026 года и как организовать ЭДО так, чтобы он упрощал работу клиники, а не создавал ещё один отдельный процесс.
Зачем медицинской организации ЭДО
Бумажный документооборот кажется привычным, пока клиника не начинает считать время сотрудников. Администратор печатает комплект документов, пациент заполняет и подписывает его, затем часть бумаг сканируется, данные переносятся в МИС, оригиналы отправляются на хранение.
Для врача проблема такая: медицинская информация должна быть доступна в момент приёма, а необходимые документы – формироваться без поиска бумажной карты и ручного переноса уже имеющихся данных.
ЭДО позволяет объединить эти процессы. Медицинская документация хранится в информационной системе, данные могут передаваться в ЕГИСЗ, результаты исследований – поступать из лабораторий, а документы с пациентами – подписываться в электронном виде.
Для руководителя это означает меньше ручных операций и расходов на бумагу и архив, а также более прозрачный контроль документов. Для сотрудников – меньше дублирования. Для пациента – меньше времени на оформление и возможность решить часть вопросов дистанционно ещё до визита.
Какие документы переводятся в электронный вид
В электронном виде могут вестись медицинские карты, заключения, справки, выписки, направления, протоколы, дневники наблюдения и другие виды медицинской документации – с учетом требований, установленных для конкретной формы документа.
С 1 сентября 2025 года действуют новые унифицированные формы медицинской документации для амбулаторной помощи по приказу Минздрава России №274н от 13.05.2025. Для медицинских организаций, которые ведут соответствующую документацию именно в форме электронных документов, новые формы и порядки их ведения применяются с 1 сентября 2027 года.
Электронный документооборот используется и при взаимодействии со страховыми компаниями: например, для передачи реестров оказанных услуг, счетов и других предусмотренных документов. При интеграции с лабораторными и диагностическими системами направления и результаты исследований также могут передаваться без повторного ручного ввода.
Отдельный процесс – взаимодействие с государственными информационными системами. Электронные медицинские документы, для которых предусмотрена регистрация в Федеральном реестре электронных медицинских документов, направляются в РЭМД в составе ЕГИСЗ. По действующему с 1 сентября 2026 года порядку срок такой регистрации составляет один рабочий день со дня формирования документа.
Но электронный документооборот в клинике этим не ограничивается. Сегодня в цифровой формат можно переводить и значительную часть документов, которые оформляются непосредственно между медицинской организацией и пациентом.
ЭДО с пациентами: договоры и согласия можно оформлять без бумаги
Клиника может организовать юридически значимое электронное подписание документов с пациентами. Конкретный способ подписания зависит от вида документа и требований законодательства к нему, поэтому при внедрении сначала определяют перечень документов и сценарий работы с каждым из них.
На практике процесс может выглядеть просто: администратор формирует необходимый документ в МИС, пациент получает ссылку, знакомится с документом и подписывает его со смартфона. При интеграции сервиса ЭДО с медицинской информационной системой сотрудникам не приходится отдельно выгружать и загружать файлы или вручную переносить информацию о подписании.
Особые требования действуют для медицинских документов, для которых порядок подписания прямо установлен законом. Например, информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство в электронной форме оформляется по правилам статьи 20 Федерального закона №323-ФЗ.
Как это работает на практике
В одном из проектов Первого Бита задача оказалась сложнее обычного электронного подписания. Клиника «КПMED» специализируется в том числе на программах ЭКО, поэтому часть документов должна была подписываться двумя пациентами и медицинской организацией. При этом один из участников процедуры мог находиться в другом городе или даже стране.
Специалисты Первого Бита интегрировали сервис Электронного документооборота с пациентами с МИС БИТ.Управление медицинским центром и совместно с партнером реализовали трехсторонний сценарий электронного подписания. Клиника перевела в электронный формат договоры на оказание медицинских услуг, согласия на обработку персональных данных, информированные добровольные согласия и другие документы.
Пациенты получают ссылку на документы, подтверждают личность через ЕСИА и подписывают их со смартфона. Для этого не требуется приезжать в клинику только ради оформления бумаг.
Результат измерили на реальном процессе: среднее время оформления документов сократилось примерно вдвое – с 20 до 10 минут, а доля отказов пациентов от электронного подписания составила менее 1%.
Что изменилось в электронном медицинском документообороте с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября приказ №947н утратил силу. Вместо него действует приказ Минздрава России №209н от 25.03.2026. Новый порядок уточнил ряд правил, поэтому клиникам стоит проверить старые инструкции и настройки.
|
Что проверить |
Как действует с 1 сентября 2026 года |
|
Нормативный документ |
Приказ Минздрава России №209н вместо №947н |
|
Регистрация в РЭМД |
В течение одного рабочего дня регистрируются ЭМД, для которых такая регистрация предусмотрена |
|
ЭМД подписывает УКЭП сформировавший его медицинский или фармацевтический работник; для отдельных электронных медицинских записей предусмотрены исключения |
|
|
Подпись руководителя |
Дополнительная УКЭП руководителя или уполномоченного лица требуется, если бумажный аналог документа должен заверяться печатью организации |
|
Исправления |
При изменении ЭМД создаётся новая версия; если документ регистрируется в РЭМД, новая версия также направляется на регистрацию |
Для клиники особенно важен второй пункт. Формулировка «все электронные документы обязательно отправляются в РЭМД», которая встречалась в старых материалах, некорректна. Регистрации подлежат те электронные медицинские документы, для которых она предусмотрена в РЭМД.
Само решение вести медицинскую документацию полностью или частично в электронном формате медицинская организация принимает самостоятельно и закрепляет локальным актом. Если пациент подал письменное заявление о ведении его медицинской документации в бумажном виде, необходимо учитывать это требование.
Электронная подпись в медицинском документообороте
По приказу №209н электронный медицинский документ по общему правилу подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского или фармацевтического работника, который его сформировал. Если документ формируют несколько специалистов, каждый подписывает его своей УКЭП.
Дополнительная подпись руководителя медицинской организации или уполномоченного лица нужна не для каждого ЭМД, а в случаях, когда соответствующий бумажный документ должен заверяться печатью медицинской организации.
При этом новый порядок отдельно регулирует электронные медицинские записи. В определённых случаях для них может использоваться иной вид электронной подписи. Поэтому при настройке МИС лучше ориентироваться на конкретные типы документов и записей.
Отдельно нужно разделять электронную подпись медицинского работника и способ, которым документы подписывает пациент. Для договоров, согласий и медицинской документации могут действовать разные требования – именно поэтому при внедрении ЭДО с пациентами сначала проводится анализ используемых форм.
Сроки хранения электронных медицинских документов
Сроки хранения не зависят от носителя: электронный документ хранится столько же, сколько бумажный. Это прямо прописано в приказе Минздрава № 408 от 03.08.2023.
Таким образом, информационная система должна обеспечивать хранение электронной медицинской документации в течение установленного для соответствующих документов срока. Новый порядок также предусматривает резервное копирование, возможность восстановления электронных документов и их метаданных и фиксацию операций с ними.
Срок хранения зависит от конкретного вида документа, поэтому его необходимо определять по применимым нормативным требованиям и номенклатуре дел медицинской организации.
При исправлении электронного медицинского документа первоначальная версия не должна просто заменяться отредактированным файлом. Формируется новая версия документа, которая подписывается электронной подписью и, если для этого ЭМД предусмотрена регистрация в РЭМД, регистрируется как новая версия.
Требования к медицинским информационным системам
Медицинская информационная система должна обеспечивать корректное формирование и хранение медицинской документации, разграничение прав доступа, работу с электронной подписью и защиту медицинских данных. Если клиника формирует документы для РЭМД, важна не только отправка, но и возможность контролировать результат: документ принят, зарегистрирован или вернулся с ошибкой.
Требования к медицинским информационным системам установлены в том числе приказом Минздрава России №911н от 24.12.2018. При этом набор необходимых интеграций зависит от процессов самой клиники: одним организациям нужен обмен с лабораториями и страховыми, другим – интеграция с ЕГИСЗ, сервисом ЭДО с пациентами, сайтом, телефонией или другими решениями.
Медицинские данные относятся к специальным категориям персональных данных, поэтому отдельно необходимо учитывать требования к их защите и разграничению доступа.
Как выбрать систему для ЭДО в клинике
Если задача связана прежде всего с медицинской документацией, нужно проверить, как система работает с электронной подписью, ЕГИСЗ и РЭМД, какие СЭМД поддерживает и можно ли контролировать статусы обмена.
Если клиника хочет сократить бумажную работу на ресепшене, критерии будут другими: какие документы можно отправлять пациенту на подписание, настроены ли шаблоны в МИС, необходимые сценарии подписания документов, возвращается ли информация в МИС и необходимо ли настроить сложные варианты подписания с несколькими участниками.
БИТ.Управление медицинским центром позволяет вести электронную медицинскую документацию и организовать необходимые интеграции. Для ЭДО непосредственно с пациентами МИС можно связать с сервисами электронного подписания. Наши специалисты подбирают решение исходя из документов и бизнес-процессов конкретной медицинской организации – от небольшого кабинета до сети клиник.
Такой подход позволяет автоматизировать ЭДО поэтапно: сначала убрать самые трудозатратные бумажные процессы, затем подключать дополнительные сценарии без полной перестройки работы клиники.
Посмотрите как работает Электронный документооборот с пациентами в БИТ.Медицина.
