В условиях стремительно развивающейся экономики и ужесточающихся требований к кадровому и налоговому учету, автоматизация становится необходимостью для стабильного роста бизнеса. 1С:Зарплата и управление персоналом — это современный инструмент, который позволяет не только точно учитывать персонал и зарплату, но и оперативно получать аналитические данные для управленческих решений.
Основные типы отчетов по кадровому учету
В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрен широкий набор встроенных отчетов, охватывающих все ключевые процессы кадрового учета. Эти отчеты не требуют программирования и доступны для настройки прямо из интерфейса программы, что делает их удобным инструментом для специалистов по кадрам, бухгалтеров и руководителей.
Кадровые перемещения.
Отчет позволяет отслеживать все изменения в кадровом составе: перемещения между подразделениями, изменение должностей, ставок, графиков работы. Он формируется за любой произвольный период и может использоваться для анализа динамики кадровой структуры. Особенно полезен при подготовке информации для внутренних аудитов и проверок.
Штатное расписание.
Встроенный отчет «Штатное расписание» предоставляет данные о структуре организации, утвержденных должностях, количестве ставок, окладах и заполняемости штатных единиц. Программа позволяет формировать отчет как в разрезе текущего состояния, так и с учетом изменений на определенную дату. Это дает возможность сравнивать фактическое и плановое состояние штатной численности.
Учет рабочего времени.
Система предлагает отчеты по табельному учету: свод по рабочему времени, отчеты по отклонениям (болезни, отпуска, прогулы), фактически отработанному времени и переработкам. Данные отчеты особенно важны при контроле трудовой дисциплины, расчете заработной платы и анализе эффективности использования трудовых ресурсов.
Списки сотрудников.
Гибкий отчет, позволяющий получить перечень сотрудников с различной детализацией — по подразделениям, должностям, датам приема и увольнения, категориям персонала, гражданству, полу, возрасту и другим параметрам. Это базовый отчет для формирования различных выборок и внутренней отчетности.
Отчеты по отпускам, отпускам без сохранения, командировкам.
Эти отчеты позволяют контролировать наличие и использование отпусков, продолжительность и частоту командировок, отслеживать превышения и нарушения по установленным нормам. Особенно актуальны они при планировании отпусков, контроле за переработками и подготовке приказов по форме Т-6 или аналогичным.
Отчеты по приему, переводу, увольнению.
Эти отчеты дают наглядное представление о кадровом движении: кого приняли, перевели или уволили за выбранный период. Они помогают анализировать причины текучести персонала, планировать потребность в новых сотрудниках и оформлять данные для отчетности в контролирующие органы.
Каждый из этих отчетов может быть адаптирован под нужды конкретной организации с помощью стандартных инструментов настройки — отборов, сортировок, группировок и изменения состава колонок. Такой подход делает систему универсальным решением для кадрового учета в организациях любого масштаба.
Настройка отчетов в 1С:ЗУП
Одним из ключевых преимуществ 1С:Зарплата и управление персоналом является гибкость настройки отчетов без привлечения программистов. Даже базовые встроенные отчеты могут быть адаптированы под конкретные задачи специалиста за счёт стандартных инструментов настройки, доступных в каждом отчете.
Пользователь может задать отборы по подразделениям, должностям, категориям сотрудников, дате приема или увольнения и другим реквизитам. Это позволяет формировать выборки строго по нужным условиям, исключая избыточную информацию. Группировка данных помогает объединять записи, например, по подразделениям или видам перемещений, а сортировка — выстраивать их в логическом порядке (по дате, по фамилии, по должности и т.д.).
Каждый отчет можно дополнить или сократить по колонкам, выбрав только те поля, которые действительно нужны в работе. Например, в списке кадровых перемещений можно вывести информацию о старой и новой должности, графике работы, подразделении, виде перемещения и причине. Это делает отчеты информативными и удобными для анализа.
После настройки отчета его можно сохранить как отдельный вариант. Это особенно удобно для регулярной работы: один и тот же отчет может использоваться с разными настройками для различных целей — для отдела кадров, бухгалтерии, руководства. Все пользовательские варианты сохраняются с собственными названиями и доступны в списке отчетов.
Пример. Настройка отчета "Кадровые перемещения" для вывода переведенных сотрудников за месяц.
Для формирования отчета по переведённым сотрудникам нужно открыть отчет «Кадровые перемещения», указать период (например, текущий месяц), задать отбор по виду перемещения (перевод на другую должность или в другое подразделение), при необходимости добавить поля: «Сотрудник», «Подразделение (до)», «Подразделение (после)», «Должность (до)», «Должность (после)». Полученный отчет можно сгруппировать по подразделениям, чтобы увидеть количество переводов по каждому направлению. После настройки отчет удобно сохранить как пользовательский вариант, например, под именем «Переводы за месяц».
Такая настройка занимает не более нескольких минут, но значительно упрощает работу и повышает точность учета. Возможность адаптировать отчеты под реальные потребности делает 1С:ЗУП практичным инструментом для ежедневной работы с персоналом.
Использование конструктора отчетов
Конструктор отчетов в 1С:Зарплата и управление персоналом — это инструмент для создания пользовательских отчетов, когда стандартные формы не позволяют отразить нужную информацию в требуемом разрезе. Он позволяет сформировать собственную аналитику без программирования, используя только визуальные инструменты и знания предметной области.
Конструктор применяется, когда нужно:
- объединить данные из нескольких источников (например, из кадрового и табельного учета);
- получить отчет с уникальной структурой, не предусмотренной типовыми формами;
- включить поля, которые отсутствуют в стандартных отчетах;
- подготовить отчеты по индивидуальным требованиям руководства или контролирующих органов.
Использование конструктора позволяет создать отчет один раз и использовать его многократно, с возможностью редактирования и доработки без необходимости изменений конфигурации.
Возможности конструктора:
- выбор любых регистров сведений, документов и справочников в качестве источников данных;
- использование отборов, группировок и вычисляемых полей;
- добавление пользовательских колонок и формул (например, расчет количества дней в отпуске или отклонения от графика);
- настройка внешнего вида отчета: заголовков, шрифтов, форматирования.
Пример: создание отчета по сотрудникам, находящимся в отпуске с детализацией по подразделениям.
- В разделе «Отчеты» выбираем «Создание отчета» → «Простой отчет» или «Произвольный отчет» (в зависимости от задач).
- В качестве источника данных выбираем регистр сведений «Графики отсутствий» или документы «Отпуск».
- Настраиваем поля: «Сотрудник», «Подразделение», «Дата начала отпуска», «Дата окончания отпуска», «Вид отсутствия».
- Добавляем отбор по виду отсутствия: только «Отпуск ежегодный оплачиваемый».
- Группируем данные по подразделениям, сортируем по дате начала отпуска.
- При необходимости добавляем вычисляемое поле с количеством календарных дней отпуска.
- Сохраняем отчет под собственным названием, например, «Сотрудники в отпуске по подразделениям».
Итоговый отчет позволяет кадровикам и руководителям оперативно получать информацию о текущих отпусках сотрудников, что важно для управления рабочим процессом, распределения нагрузки и подготовки табелей. Возможность создания именно тех отчетов, которые нужны бизнесу, делает конструктор отчетов одним из самых полезных инструментов в системе 1С:ЗУП.
Анализ штатного расписания
Анализ штатного расписания — важнейший элемент кадрового планирования и контроля структуры организации. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этих целей предусмотрен специализированный отчет «Штатное расписание», который предоставляет полную информацию о структуре штатных единиц, фактической укомплектованности и фонде оплаты труда.
Отчет формируется на любую дату или за определенный период. Он показывает утвержденные штатные единицы по подразделениям, наименования должностей, количество ставок, размер окладов и надбавок, а также фактическое количество занятых единиц. Пользователь может выбрать вариант отображения — например, только утвержденную структуру или с указанием занятых и вакантных позиций.
Отчет позволяет оперативно выявлять:
- неукомплектованные позиции;
- превышения численности (если занято больше ставок, чем утверждено);
- потенциальные перерасходы фонда оплаты труда.
Программа автоматически учитывает все изменения в штатном расписании — изменение количества ставок, изменение окладов, перемещения сотрудников. Все эти данные хранятся в регистре сведений и отображаются в отчете, включая историю изменений. При необходимости можно сформировать отчет с детализацией по документам, на основании которых вносились изменения, что полезно при подготовке служебных записок или пояснительных записок к проверкам.
1С:ЗУП предоставляет возможность не только анализировать текущее штатное расписание, но и сравнивать его с планируемым. Это реализуется через отчет «Сравнение штатного расписания», в котором отражаются все отличия между двумя периодами: изменение количества ставок, наименований должностей, размеров окладов и состава подразделений.
Такой анализ особенно актуален при реструктуризации, оптимизации численности или изменении фондов оплаты труда. Руководство получает инструмент для принятия обоснованных решений на основе достоверных данных, а HR-отдел — инструмент для прозрачного управления кадровой структурой.
Учет рабочего времени
Учет рабочего времени — ключевой элемент управления персоналом и расчета заработной платы. В 1С:Зарплата и управление персоналом этот процесс автоматизирован и сопровождается набором отчетов, которые позволяют контролировать фактически отработанное время, отклонения от графика и формировать табели учета рабочего времени в соответствии с требованиями законодательства.
Отчет «Свод по рабочему времени» является универсальным инструментом анализа отработанного времени сотрудников. Он позволяет увидеть количество рабочих дней и часов по табелю, фактические явки, отклонения (отпуска, больничные, прогулы и т.п.), переработки и ночные часы. Отчет можно формировать в разрезе подразделений, графиков работы, категорий сотрудников.
Особенность отчета — возможность оперативно выявить несоответствия между плановыми и фактическими данными, что критично для расчета заработной платы, начисления компенсаций и соблюдения норм труда.
1С:ЗУП предоставляет следующие дополнительные отчеты:
- «Явки и неявки» — детализированная информация по каждому сотруднику за выбранный период с указанием причин отсутствия.
- «Отклонения от графика» — фиксирует все случаи отличия от установленного графика: опоздания, ранние уходы, выходы в выходные дни.
- «Табель учета рабочего времени» — формируется в табличной форме по форме Т-13 или в корпоративном формате и может быть использован для предоставления в бухгалтерию или контролирующие органы.
Все отчеты можно адаптировать под конкретные задачи: задать отборы по подразделениям, видам отклонений, периоду и другим параметрам. Это позволяет быстро подготовить данные для начисления зарплаты или анализа трудовой дисциплины.
1С:ЗУП поддерживает обмен данными с системами контроля и управления доступом (СКУД), что позволяет автоматизировать фиксацию явок на основе фактических проходов через турникеты или системы доступа. Такие интеграции позволяют:
- исключить ручной ввод данных о явках и уходах;
- повысить точность учета рабочего времени;
- оперативно реагировать на нарушения графика.
Табели учета рабочего времени могут выгружаться в различных форматах (например, Excel, XML) для дальнейшего использования в других учетных системах, в том числе для передачи в бухгалтерию или в государственные информационные системы, если этого требует национальное законодательство.
Заключение
Использование отчетов в 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет не только обеспечить прозрачность и точность кадрового учета, но и принимать обоснованные управленческие решения. Гибкие настройки, возможность адаптации под бизнес-процессы и интеграция с другими системами делают 1С:ЗУП надежным инструментом для эффективной работы с персоналом в любой организации.
